Возможно ли управлять своим временем?

– Татьяна, вы успеваете совмещать семью и материнство с бизнесом, работой в Центре поддержки молодой семьи и волонтерством. Как вам это удаётся?

– Я считаю день успешным, если охватила несколько сфер жизни: сделала что‑то для себя, для работы и семьи. Причём себя я всегда ставлю в приоритет. Я знаю свою продуктивность, я человек деятельный: у меня может быть пять-шесть дел на день. Для меня планирование не рамки, а процесс, который помогает управлять своей жизнью. Я предпочитаю гибкое планирование, если что‑то не сложилось — ничего страшного. Всегда должно быть место спонтанности.

– Планирование и тайм-менеджмент — это одно и то же?

– Тайм-менеджмент — более широкое понятие, а планирование — один из его этапов. Управлять временем без планирования невозможно.

Но сначала нужно понять, чего вы хотите. Это фундамент. Например, для меня, помимо роли мамы и жены, важна самореализация в работе и волонтерстве. Если не разобраться в собственных желаниях, то может оказаться, что ставишь не свои цели, поэтому и результатов планирования нет. Глобальное планирование начинается с мелочей. Если вы не знаете, что вы хотите сегодня на ужин, какая музыка вам нравится, какая одежда отражает сегодняшнее настроение, то никогда не ответите на вопрос, чего я хочу, кем хочу работать, чего я хочу через пять лет. Это история самопознания, самоценности и понимания, что я живу своей жизнью.

Три важных дела из разных сфер

– Какие самые эффективные методы планирования?

– Их, по сути, два. Есть чёткое планирование, когда мы прописываем в ежедневнике дела по времени с утра до вечера, как распорядок в школе, и уже между ними встраиваем себя, семью, хобби. Такое планирование необходимо тем, у кого много встреч и дел, привязанных ко времени. Детальное планирование подходит консерваторам, любящим учитывать каждую минуточку, либо очень занятым людям.

Второй момент — гибкое планирование, когда мы ставим на день три-пять главных задач в идеале из разных сфер: работа, семья и что‑то лично для себя. Метод трёх важных дел на день подходит всем, если мы исходим из позиции, что я хочу сегодня сделать, что меня порадует, что мне важно и даст удовлетворение в конце дня.

Есть ещё третий вариант, когда мы планируем блоками, например, по три часа, не привязывая дела ко времени. Например, у меня утро с 7:00 до 11:00 посвящено главным делам по работе. День — время отдыха или рутинных дел по работе. Вечер — время для семьи. Такой подход подойдёт иррационалам, творческим людям.

На завтрак — «лягушка», на обед — «слон»

– Сейчас стал популярным метод спринтов. Что это такое и кому подходит?

– Спринт — это период сфокусированной работы над ограниченным количеством целей и задач. Например, планирование может быть на девять недель или на три месяца. Этот метод подходит тем, кому сложно планировать дела на большие перспективы, например, на год и тем, кто понимает, что будет откладывать всё до последнего.

– То есть мозг должен чувствовать давление дедлайна?

– Можно так сказать. Ещё этот метод называют «месяц продуктивности». Суть в том, что мы планируем себе короткий промежуток времени и в это время продуктивно работаем над реализацией своих задач. Можно устроить неделю продуктивности, а следующие три недели будут более расслабленные. Потом опять неделя продуктивности. Но на период спринта мы устанавливаем чёткие цели и каждый день делаем шаги к ним.

– Когда перед нами стоят большие задачи, например, продажа квартиры, строительство дома или оформление субсидии, мы не знаем, как к ним подступиться…

– В этом случае работает популярный метод «Делить слона на части». Иногда мы видим только один вариант развития событий. Для этого нужно рассмотреть своего «слона» с разных сторон. Слон спереди и слон сзади — два разных угла зрения на задачу.

– Что означает «съесть лягушку с утра»?

– Это правило, когда самое сложное или неприятное дело нужно сделать утром, когда у нас больше всего сил. Иначе днём мы всё время будем думать о нём, переживать, а вечером устанем и мотивации будет ещё меньше.

Классный начальник немножко психолог

– В коллективе люди работают с разными психотипами. То, что хорошо для холерика, плохо для флегматика. Какие методы планирования выбирать руководителю с точки зрения темперамента?

– Темперамент играет роль. То, что подходит меланхолику, чаще подходит и холерику, потому что у них подвижная нервная система, они умеют перестраиваться и чаще работают в проектной деятельности. Им сложно находиться в жёстких рамках, например, работать с 9:00 до 18:00, поэтому им не стоит идти в организации, где всё строго от звонка до звонка. Зато люди иррациональные, с подвижной нервной системой легко приспосабливаются, не застревают, если вдруг что‑то сорвалось, а действуют. Им не нужен строгий план.

У сангвиников и флегматиков менее подвижная нервная система, и им сложнее перестраиваться. Если дело в расписании отменилось, то у них происходит дезориентация, они не знают, что с этим делать.

Мы берём крайние точки. Понятно, что не бывает стопроцентного холерика или стопроцентного сангвиника. Если руководитель классный, то он учитывает эти моменты. Если сотрудник делает всё в последний момент, значит, ему необходимы рамки. Кому‑то нужно дать чуть больше свободы.

– Думаете, бывают такие понимающие начальники?

– Это, скорее, про предпринимателей и малый бизнес.

– Есть другой тип людей: они с энтузиазмом начинают дело, но не доводят его до конца. Это такой тип личности или пропадает интерес?

– Есть в команде генераторы идей и есть люди, которые будут эти идеи реализовывать. Генераторы классно запускают стартапы, а потом им становится скучно, они не доводят дела до конца. В коллективе важны и те, и другие.

Но есть другая сторона. Не все дела нужно доводить до конца. Если мы говорим себе: «Я должен дочитать книгу или выполнить эту задачу», то мы совершаем ошибку мышления «долженствование». Возможно, дело перестало быть интересным и актуальным, тогда смело можно его бросать, а не мучить себя.

«Я буду делать это десять минут…»

– Как поступать с делами, которые кочуют из списка в список?

– Если важное дело кочует из списка в список, то поставьте его в расписание. Хотите встретиться с другом, значит, запланируйте эту встречу. Я пять лет мечтала съездить на Байкал, но в этом году решила, что у меня уже десять раз была такая возможность, но я выбирала другие путешествия, а сейчас поеду.

– Порой сложно начать или закончить дело, потому что всё время отвлекаешься то на телефон, то на социальные сети. Как помочь себе сфокусироваться на задаче?

– Есть замечательный метод фокусировки под названием «Помидоро». Он так назван «в честь» кухонного таймера в форме помидорчика. Вы фокусируетесь на работе, пока работает таймер. Например, 25 минут работаете, пять — отдыхаете и снова работаете. Существуют аналогичные приложения. Например, пока вы не берёте в руки телефон, у вас на экране мобильного растёт дерево или строится здание. Это хороший метод, и я сама им пользуюсь. У меня есть медитативная музыка, которую я использую для работы: включаю на 30 минут и сосредотачиваюсь на деле.

– Насколько важно в конце дня, недели или месяца подводить итоги?

– Мне кажется, это важно. Есть смысл подводить итог месяца: выделять три важных события, достижения и только потом планировать.

Нужно избежать ошибки мышления — обесценивания. В конце дня мы ещё можем себя похвалить. Но если в конце месяца спросить, что у нас было хорошего или за что мы можем себя поблагодарить, какие были успехи? — большинство ответит: «никаких» или «я ничего не успел». Это неправда. Мозг привык искать минусы и замечать то, что не получилось. Для того чтобы себя перестроить, можно вести «дневник успехов» или «дневник радости», отмечая все достижения и всё хорошее, что с нами происходило. Это история про самоподдержку.